Eventy w czasach pandemii

Nowa i okrutna rzeczywistość spadła na nas dość niespodziewanie. W czasie pandemii Covid-19 musieliśmy nie tylko zmienić codzienne nawyki i przyzwyczajenia, ale także nasz tryb i sposób pracy. Rok 2020 był wyzwaniem dla wielu branż w tym branży eventowej. Jak organizować spotkania, szkolenia i imprezy masowe przy bezwzględnym zakazie spotykania się? Dzięki technice i jej ciągłemu rozwojowi nastąpiła era spotkań online, które były często jedyną formą bezpiecznego kontaktu.

Eventy online to może nie nowość, ale zdecydowanie spopularyzowana forma eventów w czasie pandemii. Jak dokładnie wyglądały i wyglądają? Czy są równie atrakcyjne jak tradycje wydarzenia eventowe?

Eventy w czasie pandemii – wydarzenia online

Zacznijmy od wyjaśnienia czym właściwie zajmują się agencje eventowe. Najprościej mówiąc, ich zadaniem jest organizowanie imprez. Być może przyszła nam od razu na myśl ciemna dyskoteka, wypełniona głośną muzyką i migającymi, kolorowymi światłami. Branża eventowa może jednak pochwalić się znacznie kreatywniejszymi i szeroko rozumianymi, imprezowymi pomysłami. Należą do nich liczne szkolenia, spotkania integracyjne, wystawy, warsztaty, wernisaże oraz spotkania okolicznościowe. Jednak bez względu na rodzaj i okoliczności wydarzenia, każde z nich bazuje na kontakcie na żywo wielu osób. Przy totalnym lockdownie lub wprowadzeniu ograniczeń dotyczących spotkań, eventy nie miały prawa bytu. Czy to właśnie wtedy nastąpił koniec branży eventowej? W żadnym wypadku.

Wykorzystano fakt, że prawie każdy ma dostęp do sieci i wszelki spis wydarzeń uwzględniono w formie online. Czy przyniosło to jakiekolwiek korzyści i pomogło ograniczyć straty?

Internet – dostosowanie do sytuacji i walka z pandemią

Na podstawie najnowszych sondaży i badań, okazało się, że obostrzenia i chęć dostosowania się do sytuacji doprowadziły do diametralnego rozwoju branży eventowej (zwanej także MICE: Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions Industry). Organizatorzy wzięli sobie mocno do serca, że bezpieczeństwo uczestników eventów jest najważniejsze i przystąpili do obmyślania rozwiązań online. Jak wiec wyglądają obecne korzyści z nowych opcji?

spotkanie firmowe online

Konferencje online

Niegdyś, by zorganizować konferencję, potrzebna była sala albo odpowiednie miejsce, by pomieścić konkretną ilość ludzi. Niosło to za sobą obowiązek bardzo wczesnej rezerwacji lub wynajmu pomieszczenia, wiązało się to z kosztami oraz dostosowaniem lub znalezieniem idealnego terminu dla wszystkich uczestników.

Obecnie do organizacji konferencji nie potrzeba ogromnej przestrzeni czy dużych nakładów finansowych. Teraz wystarczy laptop i internet. Każdy uczestnik może usiąść wygodnie w zaciszu własnego domu i dzięki dostępnym czatom, zadawać na bieżąco pytania. Ponadto liczba osób biorących udział w konferencji nie jest ograniczona.

Szkolenia w sieci

Nie ma firmy i branży, która mogłaby się rozwijać bez szkoleń. Są one niezbędne do podnoszenia kwalifikacji, jakości obsługi i wykonywanej pracy. Szkolenia jednak miały te same warunki organizacyjne co konferencje, a przenosząc je do internetu, zyskano identyczne korzyści co do wygodny, kosztów i ilości szkolonych pracowników.

Prezentacje produktów jako event online

Gdy na rynku pojawiał się nowy produkt, zadaniem agencji było zorganizowanie udanego eventu. Wybór miejsca nie mógł być przypadkowy, ale zależał od zasobności portfela producenta, który płacił za wynajem sali. Nowe rozwiązania znacznie obniżyły koszty takich wydarzeń. Teraz produkt można przedstawić online większej liczbie osób, co pozwoli dotrzeć do szerszej grupy odbiorców. W prezentacji mogą uczestniczyć osoby mieszkające w Polsce i za granicą, co było niemożliwie przy stacjonarnej prezentacji, gdzie należało uwzględnić koszt dojazdu do miejsca odbywającego się eventu.

Event integracyjny

Eventy integracyjne to z pewnością przyszłość tego typu wydarzeń. Można organizować je w dowolnym czasie i z dowolną ilością osób, a wachlarz opcji tematycznych jest bardzo szeroki. Większość ze spotkań integracyjnych ma na celu zjednoczyć grupę osób, poprzez wykonywanie wspólnie różnych zadań. Z pewnością wersje spotkań online nie zastąpią nigdy bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem, ale mogą być także dobrą i udaną opcją. Ważne jest dobre podejście i przemyślany plan działania, a także dostarczenie pocztą lub kurierem wszystkim uczestnikom potrzebnych narzędzi do wykonania zadań.

Liczne gry, wyzwania, czy program wspólnego gotowania sprawią, że event naprawdę spełni swoją rolę i zjednoczy pracowników danej firmy, którzy po powrocie do normalnej rzeczywistości będą mogli przenieść swoje internetowe relacje na realną płaszczyznę i współpracę.

Pierwsze artystyczne występy online

Nie zapominajmy o eventach organizowanych przez znanych muzyków czy pisarzy, którzy spotkania z fanami i koncerty przenieśli do internetu. Także teatry poszły tą internetową drogą i liczne spektakle możemy zobaczyć na ekranach komputerów. Co prawda to nie to samo co przeżywanie emocji i ekspresji aktorów teatralnych na żywo, ale dzięki temu możemy cieszyć się namiastką dawnej normalności, przyczyniając do przetrwania wielu obiektów kulturowych, które nie dostają dotacji ze strony rządu.

Eventy w czasie pandemii, a warunki techniczne

Każdy event, bez względu na to, w jakiej formie się odbywa, wymaga dokładnego przygotowania. Mimo plusów, wynikających z mniejszych kosztów wynajmu sal itp. niesie za sobą inne wymagania. Złośliwość rzeczy martwych ma to do siebie, że przy wydarzeniu online może zawieść sprzęt, dźwięk, światło czy problem z łączem internetowym, co nie byłoby żadną przeszkodą w warunkach face to face.

Obecnie do organizacji targów, spotkań różnego rodzaju i prezentacji, agencje muszą zatrudniać specjalistyczną kadrę techniczną m.in. realizatorów dźwięków, realizatorów światła, dekoratorów i wykwalifikowanych technicznie event managerów.

Ważne są też narzędzia komunikacji video, które pozwalają na płynną interakcję z uczestnikami. Należą do nich np. ZOOM i Cisco Webex, które wymagają często wykupienia wersji premium, by móc korzystać z ich pełnych możliwości.

Tak czy inaczej, śmiało możemy powiedzieć, że eventy online to przyszłość i już stały element branży MICE. Nawet jeśli pandemia minie i będzie można organizować spotkania na żywo, wielu pracodawców i organizatorów doceni wygodę własnego fotela i mniejsze koszty organizacyjne. Dystans społeczny stał się nieodzownym elementem naszego życia, a forma online dalej będzie budzić większe poczucie bezpieczeństwa wśród biorących udział w evencie. Idźmy więc z duchem czasu i otwórzmy się na nowe możliwości, które niejako wymusił na nas miniony rok.