Eventy online to może nie nowość, ale zdecydowanie spopularyzowana forma eventów w czasie pandemii. Jak dokładnie wyglądały i wyglądają? Czy są równie atrakcyjne jak tradycje wydarzenia eventowe?

Eventy w czasie pandemii – wydarzenia online

Zacznijmy od wyjaśnienia czym właściwie zajmują się agencje eventowe. Najprościej mówiąc, ich zadaniem jest organizowanie imprez. Być może przyszła nam od razu na myśl ciemna dyskoteka, wypełniona głośną muzyką i migającymi, kolorowymi światłami. Branża eventowa może jednak pochwalić się znacznie kreatywniejszymi i szeroko rozumianymi, imprezowymi pomysłami. Należą do nich liczne szkolenia, spotkania integracyjne, wystawy, warsztaty, wernisaże oraz spotkania okolicznościowe. Jednak bez względu na rodzaj i okoliczności wydarzenia, każde z nich bazuje na kontakcie na żywo wielu osób. Przy totalnym lockdownie lub wprowadzeniu ograniczeń dotyczących spotkań, eventy nie miały prawa bytu. Czy to właśnie wtedy nastąpił koniec branży eventowej? W żadnym wypadku.

Wykorzystano fakt, że prawie każdy ma dostęp do sieci i wszelki spis wydarzeń uwzględniono w formie online. Czy przyniosło to jakiekolwiek korzyści i pomogło ograniczyć straty?

Internet – dostosowanie do sytuacji i walka z pandemią

Na podstawie najnowszych sondaży i badań, okazało się, że obostrzenia i chęć dostosowania się do sytuacji doprowadziły do diametralnego rozwoju branży eventowej (zwanej także MICE: Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions Industry). Organizatorzy wzięli sobie mocno do serca, że bezpieczeństwo uczestników eventów jest najważniejsze i przystąpili do obmyślania rozwiązań online. Jak wiec wyglądają obecne korzyści z nowych opcji?

Konferencje online

Niegdyś, by zorganizować konferencję, potrzebna była sala albo odpowiednie miejsce, by pomieścić konkretną ilość ludzi. Niosło to za sobą obowiązek bardzo wczesnej rezerwacji lub wynajmu pomieszczenia, wiązało się to z kosztami oraz dostosowaniem lub znalezieniem idealnego terminu dla wszystkich uczestników.

Obecnie do organizacji konferencji nie potrzeba ogromnej przestrzeni czy dużych nakładów finansowych. Teraz wystarczy laptop i internet. Każdy uczestnik może usiąść wygodnie w zaciszu własnego domu i dzięki dostępnym czatom, zadawać na bieżąco pytania. Ponadto liczba osób biorących udział w konferencji nie jest ograniczona.

Szkolenia w sieci

Nie ma firmy i branży, która mogłaby się rozwijać bez szkoleń. Są one niezbędne do podnoszenia kwalifikacji, jakości obsługi i wykonywanej pracy. Szkolenia jednak miały te same warunki organizacyjne co konferencje, a przenosząc je do internetu, zyskano identyczne korzyści co do wygodny, kosztów i ilości szkolonych pracowników.

Prezentacje produktów jako event online

Gdy na rynku pojawiał się nowy produkt, zadaniem agencji było zorganizowanie udanego eventu. Wybór miejsca nie mógł być przypadkowy, ale zależał od zasobności portfela producenta, który płacił za wynajem sali. Nowe rozwiązania znacznie obniżyły koszty takich wydarzeń. Teraz produkt można przedstawić online większej liczbie osób, co pozwoli dotrzeć do szerszej grupy odbiorców. W prezentacji mogą uczestniczyć osoby mieszkające w Polsce i za granicą, co było niemożliwie przy stacjonarnej prezentacji, gdzie należało uwzględnić koszt dojazdu do miejsca odbywającego się eventu.

Event integracyjny

Eventy integracyjne to z pewnością przyszłość tego typu wydarzeń. Można organizować je w dowolnym czasie i z dowolną ilością osób, a wachlarz opcji tematycznych jest bardzo szeroki. Większość ze spotkań integracyjnych ma na celu zjednoczyć grupę osób, poprzez wykonywanie wspólnie różnych zadań. Z pewnością wersje spotkań online nie zastąpią nigdy bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem, ale mogą być także dobrą i udaną opcją. Ważne jest dobre podejście i przemyślany plan działania, a także dostarczenie pocztą lub kurierem wszystkim uczestnikom potrzebnych narzędzi do wykonania zadań.

Liczne gry, wyzwania, czy program wspólnego gotowania sprawią, że event naprawdę spełni swoją rolę i zjednoczy pracowników danej firmy, którzy po powrocie do normalnej rzeczywistości będą mogli przenieść swoje internetowe relacje na realną płaszczyznę i współpracę.

Pierwsze artystyczne występy online

Nie zapominajmy o eventach organizowanych przez znanych muzyków czy pisarzy, którzy spotkania z fanami i koncerty przenieśli do internetu. Także teatry poszły tą internetową drogą i liczne spektakle możemy zobaczyć na ekranach komputerów. Co prawda to nie to samo co przeżywanie emocji i ekspresji aktorów teatralnych na żywo, ale dzięki temu możemy cieszyć się namiastką dawnej normalności, przyczyniając do przetrwania wielu obiektów kulturowych, które nie dostają dotacji ze strony rządu.

Eventy w czasie pandemii, a warunki techniczne

Każdy event, bez względu na to, w jakiej formie się odbywa, wymaga dokładnego przygotowania. Mimo plusów, wynikających z mniejszych kosztów wynajmu sal itp. niesie za sobą inne wymagania. Złośliwość rzeczy martwych ma to do siebie, że przy wydarzeniu online może zawieść sprzęt, dźwięk, światło czy problem z łączem internetowym, co nie byłoby żadną przeszkodą w warunkach face to face.

Obecnie do organizacji targów, spotkań różnego rodzaju i prezentacji, agencje muszą zatrudniać specjalistyczną kadrę techniczną m.in. realizatorów dźwięków, realizatorów światła, dekoratorów i wykwalifikowanych technicznie event managerów.

Ważne są też narzędzia komunikacji video, które pozwalają na płynną interakcję z uczestnikami. Należą do nich np. ZOOM i Cisco Webex, które wymagają często wykupienia wersji premium, by móc korzystać z ich pełnych możliwości.

Tak czy inaczej, śmiało możemy powiedzieć, że eventy online to przyszłość i już stały element branży MICE. Nawet jeśli pandemia minie i będzie można organizować spotkania na żywo, wielu pracodawców i organizatorów doceni wygodę własnego fotela i mniejsze koszty organizacyjne. Dystans społeczny stał się nieodzownym elementem naszego życia, a forma online dalej będzie budzić większe poczucie bezpieczeństwa wśród biorących udział w evencie. Idźmy więc z duchem czasu i otwórzmy się na nowe możliwości, które niejako wymusił na nas miniony rok.

Artykuł Eventy w czasach pandemii pochodzi z serwisu 4impreza.pl - turystyka, wyjazdy, imprezy rodzinne i firmowe.

Kryteria wyboru sali

• Podstawowym kryterium wyboru sali na wesele jest liczba gości. Ilość osób, które mogą zmieścić się na sali jest najważniejsza, gdyż jeśli mamy więcej gości to konkretny obiekt jest od razu skreślony z listy.
• Kolejnym ważnym kryterium jest cena za osobę. Wybór sali powinniśmy uzależnić od posiadanych przez nas środków na organizację przyjęcia.

Jaka powinna być sala weselna

Rzecz jasna każdej osobie zależy przede wszystkim na tym, by miejsce, w którym będzie celebrowała swój ślub było ładne. Nie mniej istotna jest kwestia jedzenia – przecież przyjęcie weselne będzie trwać przez wiele godzin, zatem serwowane dania powinny być wyśmienite. Szukając odpowiedniego miejsca na wesele w Warszawie warto wpisać frazę „wesele restauracja Warszawa”, by uzyskać informację na temat obiektów, które mogą spełnić oczekiwania pary młodej. Jednym z miejsc godnych polecenia na organizację przyjęcia weselnego w stolicy jest Restauracja Kameralna. To miejsce, w którym można zorganizować przyjęcie na kilkanaście osób, lub huczne wesele dla blisko 200 gości. Dodatkowym atutem jest fakt, iż mieści się ono w centrum miasta, zatem kwestia dojazdu nie stanowi problemu. Restauracja na wesele w Warszawie z pewnością spełni oczekiwania nawet najbardziej wymagającej pary młodej.

Artykuł Która restauracja na wesele? Warszawa ma dużo lokali pochodzi z serwisu 4impreza.pl - turystyka, wyjazdy, imprezy rodzinne i firmowe.

Dekoracja kościoła

Podczas planowania wystroju kościoła należy upewnić się, czy proboszcz parafii daje parze młodej całkowitą swobodę aranżacji. W wielu kościołach duchowi godzą się zaledwie na parę bukiecików przyczepionych do ławek i wiązanki na ołtarzu. Ważną kwestią jest również sprawdzenie, czy zaślubiny nie odbywają się zaraz po innej zaplanowanej ceremonii. Jeśli tak istnieje możliwość skorzystania z urządzonej już dekoracji kościoła.

Podstawowym elementem wystroju kościoła są oczywiście kwiaty. Ważne jest, by każdy z bukiecików obecnych w kościele wyglądał tak samo. Nie możemy tutaj przesadzić z kolorystyką. Wszystko ma wyglądać skromnie i estetycznie. Istotne jest by dekoracje zastosowane w kościele, pasowały do bukietu Panny Młodej. Koszt jednego bukieciku to ok. 50 zł. Jeżeli przeliczymy to na ilość ławek, może okazać się, że koszt takiego rozwiązania jest zbyt wysoki. W takim przypadku bukiety, które miały zostać umieszczone z boku ławek, możemy zastąpić kokardami w tym samym kolorze. Tutaj cena jednej kokardy to ok. 1 zł, więc sporo zaoszczędzimy.

Sala weselna

W przypadku dekorowania sali weselnej mamy już dużo większe pole popisu. Możemy bawić się kolorami i dodatkami użytymi do dekoracji. Zupełnie nie ma tutaj ograniczeń. Jedyne, o czym musimy pamiętać to, to by nie przesadzić i nie urządzić wnętrza zbyt przytłaczająco. Wszystko ma ze sobą współgrać, tworząc idealną całość. W celu aranżacji wnętrza sali weselnej możemy wybrać firmę bądź zorganizować to na własną rękę. Wydatek wówczas może wynosić od 100 zł do 2000 zł, aspekt ten zależy już tylko i wyłącznie od nas samych i od wyboru jakiego dokonamy.

Znaczenie ma tutaj ilość drobiazgów i dodatków, jakie wybierzemy do dekoracji. Do dekoracji sali weselnej możemy użyć baloników, szarf, serpentyn, wstążek, kwiatów, kokardek, różnego rodzaju materiałów, tkanin itd. Jeżeli chcemy nasze wesele zorganizować bardziej nowocześnie i niebanalnie możemy posłużyć się w tym celu dekoracją światłem. Dekoracja światłem to metoda, która na długi czas zapada w pamięci gości i pary młodej. Efekt ten doskonale wygląda również na filmie ślubnym i fotografiach.

Możliwości dekoracji sali i kościoła mamy naprawdę wiele. W zależności od gustów i upodobań Pary Młodej wybierane są rozwiązania najbardziej trafne. Przed wyborem aranżacji tych wnętrz powinniśmy jednak upewnić się jakim budżetem co do tego dysponujemy. Pamiętajmy, że wszystko można zastąpić czymś innym i wcale nie musi to powodować zepsucia ogólnego efektu.

Artykuł Dekoracja sali i kościoła w dniu zaślubin. pochodzi z serwisu 4impreza.pl - turystyka, wyjazdy, imprezy rodzinne i firmowe.

Na udaną imprezę urodzinową składa się wiele czynników. Często jedno wydarzenie ma wpływ na całość przyjęcia. Mogą być to sytuacje pozytywne bądź negatywne. Korzystając z moich propozycji, każda impreza nabierze barw i zostanie zapamiętana na długo przez wszystkich jej uczestników.

Organizację tego wydarzenia powinniśmy rozpocząć od ustalenia gustów zaproszonych gości. Należy zastanowić się, co lubią a czego lepiej unikać. Jeżeli organizujemy przyjęcie niespodziankę, warto zastanowić się, jakie są upodobania jubilata, by nie zrobić czegoś nieodpowiedniego. Upodobania te można wydedukować z rozmowy bądź wspomnień, jakie z tą osobą posiadamy.

Jeżeli my sami i nasi goście gustują w imprezie na świeżym powietrzu, proponuje zorganizować urodziny właśnie tego typu. Możliwości jest wiele. Możemy przygotować grill bądź wybrać inną możliwość związaną ze sportem czy grami. Jednym ze świetnych pomysłów na urodziny może okazać się Paintball. Po takim szaleństwie możemy zaproponować gościom dalszą część imprezy w lokalu, bądź w naszym domu czy ogrodzie. Wszystko to powinno być wzbogacone pysznym jedzeniem i zimnymi napojami.

Miłośnicy tradycyjnych domowych imprez wybiorą na pewno takie rozwiązanie. Wówczas najważniejsze będzie udekorowania wnętrz imprezy oraz wymyślenie pysznego menu. Inwencja twórcza w tym przypadku nie ma granic. Możemy wymyślać przeróżne ozdoby w zależności od wieku jubilata. Możliwości jest wiele, możemy np. Zorganizować imprezę tematyczną, z ukierunkowaniem na lata 70. Bardzo tajne w tego typu imprezach jest to, że zaczyna się ona wraz z rozpoczęciem przygotowań.

Dla tych, którzy preferują mało huczne imprezy ze spokojną muzyką, dobrym rozwiązaniem będzie wybranie się do lokalu z dobrą muzyką. Zapraszamy wówczas małe grono znajomych, najbardziej nam odpowiadających. W takim miejscu można spokojnie porozmawiać i pożartować. Metoda ta jest idealnym pomysłem na relaks i spędzenie niezapomnianego czasu w gronie dobrych znajomych. Jeżeli wybierzemy taki wariant, nie powinniśmy zapomnieć o zarezerwowaniu stolika. Nasz ulubiony lokal może być zapełniony. W tym momencie pojawi się problem i zakłopotanie organizatora. Uprzedzenie właścicieli lokalu o organizowanej imprezie urodzinowej może przynieść nam dużo więcej możliwości. W większości przypadków miejsca takie posiadają w swojej ofercie punkty, które urozmaicają organizowane przyjęcie urodzinowe. Zapewniając swoim gościom świetną imprezę, wzbogaconą atrakcjami, odniesiemy stuprocentowy sukces w organizacji zabawy.

O czym pamiętać?

1. Zatroszczmy się o zgodność atrakcji organizowanej imprezy z upodobaniami gości.
2. Pamiętajmy nic na siłę! Jeżeli któremuś z gości nie odpowiada zabawa zorganizowana przez nas, nie zmuszajmy go do uczestnictwa.
3. Nie zapominajmy o żadnym z gości, poświęcajmy każdemu równą uwagę.
4. Zadbajmy o menu dostosowane do upodobań każdego z zaproszonych.
5. Liczba miejsc przewidzianych przy stole powinna być dostosowana do liczby gości, by żaden z nich nie czuł się skrępowany.
6. Zawsze warto mieć jakąś alternatywę. W przypadku niepowodzenia z zaplanowaną atrakcją starajmy się zastępować ją czymś innym.
7. Zadbajmy o dobrą muzykę.
8. Dekoracja wnętrza, w którym odbędzie się impreza, powinna być dostosowana do wieku zaproszonych gości.
9. Wykażemy się kreatywnością co do stylu imprezy.
10. Zapewnijmy gościom bezpieczeństwo w trakcie przyjęcia.

Artykuł 10 sposobów na udaną imprezę urodzinową pochodzi z serwisu 4impreza.pl - turystyka, wyjazdy, imprezy rodzinne i firmowe.

Jeśli chcesz, by twoje dziecko zapamiętało ją na długi czas, podpowiemy Ci, o czym warto pamiętać:

Goście

Najkorzystniej zrobić wcześniej listę gości, których planujemy zaprosić. Jeżeli są to koledzy w wieku szkolnym czy przedszkolnym warto zaprosić ich wszystkich. Twoje dziecko na pewno będzie zachwycone tym, że może spędzić swój wyjątkowy dzień wspólnie z rówieśnikami. Jeśli już znamy listę gości warto zaangażować dziecko do wspólnego przygotowania zaproszeń. Najlepiej, by były one kolorowe i wyraźne. Mogą także zawierać namiastkę tego, jak będzie przebiegała zabawa. Niezależnie od wykonania zaproszenie musi zawierać niezbędne informacje dla rodziców zaproszonych dzieci. Przede wszystkim datę, miejsce, planowany czas imprezy oraz ewentualny strój, jeśli w planie jest impreza przebierana.

Miejsce

Jeśli mamy już określoną liczbę gości można dopasować miejsce do rodzaju planowanej imprezy. Wybierając miejsce zabawy warto przekalkulować czy odpowiada ono naszym oczekiwaniom. Imprezę urodzinową, można zorganizować w mieszkaniu. Planując wiele zabaw, które wymagają przestrzeni warto rozważyć inne możliwości. Gdy jest ciepło, można przyjęcie zorganizować w ogrodzie. To dobra zabawa na świeżym powietrzu, która pozwoli na dużą swobodę.

Jedzenie

Można przygotować osobiście posiłki lub wybrać catering. Ważne, aby były one lekkie i typowe dla dzieci. Gdy wykonujemy je samodzielnie warto zasięgnąć informacji od rodziców na temat tego, co lubią ich dzieci. Przygotowując posiłek, zadbaj, by był kolorowy i fantazyjny. Trzeba zwrócić uwagę na to, że dzieci nie lubią siedzieć długo przy stole. Humorystyczne kanapki, śmieszne zakąski, żelki, paluszki są dobrze trafionym menu. Dziecko w trakcie przyjęcia może łatwo przegryźć coś z zastawy i wracać do dalszej zabawy.

Tort

Najlepszą częścią urodzin dla dziecka jest tort. Istnieje wiele możliwości przygotowania tortów. Jadalne opłatki z nadrukiem ulubionej postaci z kreskówki lub i sam jubilat wśród nich są dobrym pomysłem. Taki tort przyciągnie uwagę każdego dziecka. Rozważ rodzaj tortu. Na przyjęciu w ogrodzie przy słonecznym dniu najlepiej wybierać owocowe torty, które dłużej się utrzymają.

Zabawy

Zabawy są dopełnieniem każdych urodzin dziecka. Najważniejsze jest, by dzieci nie nudziły się na urodzinach. Dlatego też możesz wymyślić różnego rodzaju zabawy i konkursy z nagrodami. To fajny pomysł, który pobudzi dzieci do działania samą perspektywą otrzymania drobnego upominku. Warto zasugerować im kilka sprawnościowych i kreatywnych gier, które pozytywnie wpłyną na rozwój i integrację. Dodatkowa niespodzianka jak klaun – zachwyci każdego gościa imprezy.

Podsumowując, fundamentem każdej imprezy są serdeczni goście, miłe i ciekawe miejsce, gry i konkursy oraz poczęstunek. Warto pamiętać o uwiecznieniu wyjątkowej chwili na zdjęciach, które będą szczególną pamiątką na lata.

Artykuł Jak zorganizować urodziny dla dziecka? pochodzi z serwisu 4impreza.pl - turystyka, wyjazdy, imprezy rodzinne i firmowe.